Transcrire une réunion et le RGPD : prévenir les participants, savoir où vont les données

Faut-il prévenir les participants avant de transcrire une réunion ?

Oui. Le RGPD impose d'informer les personnes dont on traite les données au moment où on les collecte (article 13) : ce qui est fait, dans quel but, combien de temps c'est gardé et qui y a accès. Une phrase en début de réunion, ou une mention dans l'invitation, est la façon la plus simple de le faire. Dans une entreprise, le Code du travail ajoute qu'aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance (article L1222-4).

Le Code pénal punit par ailleurs le fait d'enregistrer sans son consentement les paroles d'une personne prononcées à titre privé ou confidentiel (article 226-1) ; le consentement est présumé quand l'enregistrement se fait au vu et au su des intéressés sans qu'ils s'y opposent alors qu'ils le pouvaient. Prévenir les participants règle donc les deux questions à la fois.

La Touche Carré prévient-elle les participants ?

Non : l'application n'envoie aucun message et n'affiche aucun rappel aux autres participants, et aucun robot ne rejoint la réunion. Personne ne voit donc qu'une transcription est en cours si vous ne le dites pas. C'est à vous d'informer vos interlocuteurs. À titre de comparaison, Teams affiche à tous les participants une notification quand sa propre transcription démarre (aide Microsoft Support, relevée le 23 octobre 2026).

Où vont la voix et le texte de la réunion ?

Cela dépend de l'outil, et c'est la principale différence entre eux :

• Transcription de Teams ou de Meet : la transcription est enregistrée dans le cloud de l'organisateur (OneDrive Entreprise pour Teams, Google Drive pour Meet).
• Robots et services de notes (Otter, Fireflies, tl;dv) : l'audio et la transcription sont traités et conservés sur les serveurs de l'éditeur, qui agit comme sous-traitant ; un contrat conforme à l'article 28 du RGPD est alors nécessaire, et l'emplacement des serveurs compte. Fireflies indique par exemple traiter les données aux États-Unis par défaut ; tl;dv indique les traiter dans l'Union européenne (sites des éditeurs, relevés le 24 octobre 2026).
• La Touche Carré : la voix est transcrite par le modèle voix de l'application, sur votre PC, et le texte est écrit dans un fichier sur votre Bureau. Aucun son, aucun texte et aucun nom n'est envoyé à un serveur, ni au nôtre ni à celui d'un tiers ; l'extension Chrome ne fait aucune requête réseau. Le détail de ce que l'application transmet est dans la politique de confidentialité.

Une transcription locale dispense-t-elle du RGPD ?

Non. Le fichier de transcription contient des données personnelles (noms, paroles) : vous restez responsable de ce que vous en faites. Ce qui change, c'est qu'aucun prestataire n'intervient : pas de sous-traitant à encadrer, pas de transfert hors de l'Union européenne, pas de serveur où le contenu de la réunion serait conservé. Il vous reste à informer les participants, à ne garder le fichier que le temps utile, et à le protéger comme n'importe quel document de travail.

Que contient le fichier, et combien de temps est-il gardé ?

Une ligne par prise de parole : l'heure, le nom affiché dans la réunion et le texte. Pas d'enregistrement audio ni vidéo. Le fichier est écrit dans le dossier « La Touche Carré - Réunions » de votre Bureau et y reste tant que vous ne le supprimez pas : La Touche Carré n'en fait aucune copie ailleurs. Sa durée de conservation est donc celle que vous décidez.

Peut-on transcrire une réunion confidentielle ?

Une transcription locale évite de confier le contenu à un tiers, ce qui convient aux réunions où il ne doit sortir ni de l'organisation ni du poste de travail. Les règles propres à votre organisation, ou à votre profession quand elle est soumise au secret, s'appliquent toujours : vérifiez-les avant de transcrire.

Sources et date des faits cités

• Règlement général sur la protection des données, articles 13 et 28 : eur-lex.europa.eu.
• Code du travail, article L1222-4, et Code pénal, article 226-1 : legifrance.gouv.fr.
• Microsoft Support, transcription en direct dans Teams (relevé le 23 octobre 2026) ; Fireflies, page sécurité, et tl;dv, page « About us » (relevés le 24 octobre 2026) : voir l'alternative à Otter, Fireflies et tl;dv.